Excel vervangen
Planning, uren, materieel of offertes in losse Excel-bestanden worden één systeem op maat: één versie voor iedereen, op de telefoon, met jullie eigen regels erin. Wat in Excel goed werkt, blijft.
- Bus 1 staat donderdag bij twee projecten
- Iedereen werkt in dezelfde versie
| Onderdeel | Laatst bijgewerkt | Status |
|---|---|---|
| Planningwas: planning wk41 DEFINITIEF (2).xlsx | Op pad, telefoon · zojuist | 1 melding |
| Urenwas: uren oktober - kopie.xlsx | Kantoor · 10 min | Actueel |
| Materieelwas: materieel NIEUW.xlsx | Werkplaats · gisteren | Actueel |
| Offerteswas: offertes 2026 v3.xlsx | Kantoor · gisteren | Actueel |
| Klantenwas: klantenlijst oud.xlsx | Kantoor · ma | Actueel |
Wanneer gaat Excel knellen?
- Er bestaan drie versies van hetzelfde bestand, en de nieuwste heet "DEFINITIEF (2)".
- Twee mensen willen tegelijk iets aanpassen, en een van beiden moet wachten of raakt werk kwijt.
- Eén collega snapt de formules, en als die op vakantie is, durft niemand eraan te komen.
- Wat in het ene bestand staat, wordt overgetypt naar een ander bestand, de agenda of de facturen.
- De mensen die op pad zijn, krijgen hun deel via een foto of een appje.
- Het bestand is zo groot geworden dat het traag opent, of het loopt soms vast.
Excel is sterk in rekenen. Het gaat knellen zodra een bedrijf er met meerdere mensen tegelijk zijn werk in bijhoudt.
Van Excel naar één systeem
Het nieuwe systeem begint niet bij een leeg scherm, maar bij jullie bestanden. Daarin staat al hoe jullie werken.
- Het bestand is het bestek
- Kolommen, formules, kleuren en verborgen tabbladen vertellen hoe jullie werken. Altvian leest ze voordat er iets gebouwd wordt, zodat de regels die nu in Excel zitten, ook in het systeem zitten.
- De gegevens gaan mee
- Wat nu in de bestanden staat, wordt overgezet: klanten, projecten, materieel en de historie die jullie willen houden. Niemand hoeft opnieuw te beginnen.
- Eén versie voor iedereen
- Iedereen werkt in hetzelfde systeem, tegelijk. Er is geen nieuwste versie meer om naar te zoeken, en elke wijziging laat zien wie hem deed.
- Wie wat mag
- Kantoor plant, wie op pad is ziet zijn eigen dag op de telefoon. Iemand die alleen moet kijken, kan niets per ongeluk wissen.
- Controles in plaats van opletten
- Een dubbele boeking, een gat in de planning of een veld dat leeg blijft, springt eruit. Daar hoeft niemand meer op te letten.
- Excel blijft voor wat het goed kan
- Wie wil rekenen of draaitabellen maken, haalt een export uit het systeem. Excel is dan een gereedschap, niet meer de plek waar alles staat.
Wanneer je Excel beter houdt
Niet elk Excel-bestand hoeft weg. Houd het zoals het is als:
- Eén persoon houdt het bestand bij, en de rest kijkt er alleen naar.
- Het is een berekening of analyse die steeds anders is, geen lijst die elke dag bijgewerkt wordt.
- Het is een lijst voor één klus, die daarna niet meer nodig is.
- Er wordt niets uit overgetypt naar een ander bestand of systeem.
Excel delen, een pakket of maatwerk?
Alle drie hebben hun plek. Dit is hoe ze zich tot elkaar verhouden.
| Excel, gedeeld | Standaardpakket | Op maat | |
|---|---|---|---|
| Om te beginnen | Het bestand online zetten, bijvoorbeeld in OneDrive of SharePoint | Een abonnement per gebruiker of per maand | Een vaste prijs per stap, na een kennismaking |
| Tegelijk werken | Kan, maar iedereen kan alles aanpassen of wissen | Ja, met rechten per gebruiker | Ja, met rechten die passen bij wie wat doet |
| Jullie eigen regels | In formules die één iemand begrijpt | Voor zover het pakket ze kent | Ingebouwd en gecontroleerd |
| Op de telefoon | Te openen, maar lastig te gebruiken | Meestal met een eigen app | Een scherm voor wat iemand op pad nodig heeft |
| Eigendom | Het bestand is van jullie | De software is van de leverancier | Code, accounts en gegevens zijn van jullie |
| Verstandig als | Een paar mensen het bestand delen en het niet erg is als er eens iets misgaat | Jullie werk past in hoe het pakket werkt | Jullie manier van werken het verschil maakt, of lijsten aan elkaar moeten |
Past jullie werk in een standaardpakket? Dan is dat vaak de voordeligste keuze, en dat hoor je dan ook in de kennismaking.
Wat kost het om Excel te vervangen?
Dat hangt af van de lijsten, en daarom staat hier geen bedrag. Wat wel vaststaat, is hoe de prijs tot stand komt: per stap, en altijd vooraf.
Kennismaken
Je vertelt hoe het nu gaat, en Altvian kijkt mee naar de lijsten en hoe ze gebruikt worden. Daarna volgt een voorstel: wat er gebouwd wordt, wat het kost en wat er níet in zit.
Werkende pilot
Een eerste versie met jullie eigen gegevens, die jullie echt gebruiken. Geen demo en geen rapport.
Uitbouwen
Wat werkt, wordt verder uitgebouwd. Stap voor stap, elke stap met een vaste prijs. De code en de gegevens zijn van jullie, dus je zit nergens aan vast.
Wat de prijs vooral bepaalt
- Hoeveel lijsten er samen één systeem worden, en hoe ze met elkaar samenhangen.
- Hoeveel mensen ermee werken, en wie wat mag zien en aanpassen.
- Welke regels en controles er nu in formules en in hoofden zitten.
Vragen over Excel vervangen
Wat gebeurt er met de gegevens in de huidige Excel-bestanden?
Die gaan mee. Het overzetten hoort bij de pilot: klanten, projecten, materieel en de historie die jullie willen houden komen in het nieuwe systeem. Daarna kunnen de oude bestanden in een archief.
Kan Excel daarna nog gebruikt worden?
Voor rekenen en analyses wel: het systeem kan een export naar Excel maken. Alleen het bijhouden gebeurt dan op één plek, zodat er niet twee waarheden naast elkaar ontstaan.
Excel kan toch ook met meerdere mensen tegelijk?
Ja, als het bestand in OneDrive of SharePoint staat, kunnen meerdere mensen het tegelijk bewerken. Dat lost het wachten op. Het lost niet op dat iedereen alles kan aanpassen, dat de regels in formules zitten die één iemand begrijpt, en dat er toch weer wordt overgetypt naar een ander bestand.
Het Excel-bestand is te groot en traag. Helpt een systeem?
Meestal wel. Een database is gemaakt voor veel gegevens en veel gebruikers tegelijk, en laat iedereen alleen zien wat hij nodig heeft. Soms is het bestand ook op te schonen, en dan is dat het eerlijke advies.
Alleen één collega snapt hoe het bestand werkt. Is dat een probleem?
Juist dan is het goed om de regels uit het bestand te halen. In de kennismaking worden ze samen met die collega doorgelopen, en in het systeem staan ze vast in plaats van in iemands hoofd.
Kan ook een Access-database of Google Sheet vervangen worden?
Ja. Het werkt hetzelfde: de bestaande opzet is het startpunt, de gegevens gaan mee, en wat goed werkte blijft.
Wat kost het om Excel te vervangen?
Dat hangt af van hoeveel lijsten het zijn, hoeveel mensen ermee werken en hoeveel regels erin zitten. Daarom volgt de prijs na een kennismaking: een vaste prijs voor de pilot, en daarna per stap. Je weet dus altijd vooraf wat iets kost.
Waar staan de gegevens, en hoe zit het met de AVG?
Op een account op naam van jullie bedrijf, niet op dat van Altvian. Voor een Nederlands bedrijf ligt hosting binnen de EU voor de hand. Werkt Altvian met jullie persoonsgegevens, dan wordt dat vooraf vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
Van wie is de software?
Van jullie: de code, de accounts en de gegevens. Wil je later verder met een andere bouwer, dan kan dat zonder iets terug te hoeven kopen.
Gaat het vooral om de planning? Lees meer over planningssoftware op maat. Worden er vooral facturen overgetypt? Lees meer over facturen automatisch verwerken.
Welke lijsten houden jullie bij?
Een paar zinnen is genoeg: welke bestanden, wie ermee werkt en waar het nu misgaat. Je bericht komt rechtstreeks bij degene die de systemen bouwt, en je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.
Liever mailen? info@altvian.com