Facturen automatisch verwerken
Inkoopfacturen en bonnetjes worden uitgelezen en gecontroleerd, komen bij het project waar ze horen en gaan daarna door naar de boekhouding. Gebouwd rond hoe jullie nu werken, met jullie eigen gegevens.
- Kampsteeg 2026-4471 kwam al eerder binnen
- Veenstra 88124: bedragen tellen niet op
- 3 facturen staan klaar voor de boekhouding
| Factuur | Bedrag | Bij | Status |
|---|---|---|---|
| Kampsteeg Bouw2026-4471 | € 1.240,00 | Havenkade | Verwerkt |
| Hoogland VerhuurH-20931 | € 2.873,75 | Oostwijk | Verwerkt |
| Veenstra Elektro88124 | € 645,30 | Dijkweg | Controleren |
| Kampsteeg Bouw2026-4471 | € 1.240,00 | — | Dubbel |
| Bon tankstationfoto | € 92,40 | Bus 3 | Verwerkt |
Wanneer wordt overtypen een probleem?
- Facturen komen binnen via de mail, de post en de app, en iemand typt ze over.
- De map met nog te verwerken facturen wordt pas leeg als iemand er een avond voor gaat zitten.
- Een factuur die al betaald is, komt nog een keer langs, en niemand ziet dat het dezelfde is.
- Een verkeerd overgenomen bedrag of btw komt pas bij de aangifte boven.
- Wat een project gekost heeft, weet je pas als iemand alle facturen bij elkaar zoekt.
- Het scanpakket leest de factuur wel, maar daarna gaat alles alsnog met de hand naar het eigen systeem.
Bij een handvol facturen per maand is overtypen prima te doen. Maar zodra facturen bij projecten, orders of materieel horen, is overtypen werk dat nooit af is.
Wat factuurverwerking van Altvian doet
Facturen scannen is maar de helft. Het werk zit in wat er daarna gebeurt: controleren, toewijzen en boeken. Het systeem doet alle drie, en laat zien wat afwijkt.
- Eén plek waar facturen binnenkomen
- Een eigen mailadres voor facturen, of een foto vanaf de telefoon. Ook bonnetjes van onderweg komen zo op dezelfde stapel.
- Uitgelezen in plaats van overgetypt
- Leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw worden uit de pdf, scan of foto gehaald. Een mens kijkt alleen nog naar wat afwijkt.
- Controles voordat er iets geboekt wordt
- Een factuur die al eerder binnenkwam, bedragen die niet optellen of een onbekende leverancier springen eruit, en gaan niet ongezien door.
- Bij het juiste project, de order of de machine
- Elke factuur komt te staan waar hij bij hoort. Zo is te zien wat een project of machine echt gekost heeft, zonder facturen bij elkaar te zoeken.
- Door naar de boekhouding
- De meeste online boekhoudpakketten hebben een koppeling waarmee facturen erin gezet kunnen worden. Wat die koppeling bij jullie pakket wel en niet kan, staat vooraf in het voorstel.
- Klaar voor de e-factuur
- Een e-factuur bevat de gegevens al en hoeft niet gelezen te worden. Het systeem verwerkt pdf-facturen en e-facturen naast elkaar.
Voor wie facturen ook bij het werk horen
- Bouw en installatieWelke inkoopfacturen horen bij welk project, en wat heeft het project echt gekost?
- Handel en groothandelKlopt de factuur met wat er besteld en geleverd is?
- Verhuur van materieelWat kosten onderhoud en reparaties per machine?
- TransportWat kosten brandstof, tol en reparaties per wagen?
- Onderhoud en serviceWelke onderdelen zijn voor welke klus ingekocht, en zijn ze doorberekend?
Staat jullie branche er niet tussen? Het gaat om het patroon, niet om de sector: facturen die nu met de hand van de mail naar de administratie en de projectlijst gaan.
Overtypen, een scanpakket of maatwerk?
Alle drie hebben hun plek. Dit is hoe ze zich tot elkaar verhouden.
| Met de hand | Scanpakket | Op maat | |
|---|---|---|---|
| Om te beginnen | Geen software nodig, wel elke week tijd | Een abonnement, vaak per factuur of per gebruiker | Een vaste prijs per stap, na een kennismaking |
| Uitlezen | Iemand typt alles over | Het pakket leest de factuur en stelt een boeking voor | Ook uitgelezen, en aangevuld met wat jullie eigen systeem al weet |
| Controle | Zo goed als wie het die dag doet | De controles die het pakket kent | Ook tegen jullie eigen gegevens: order, project of afspraak |
| Waar het terechtkomt | Waar iemand het overtypt | In het boekhoudpakket | In het boekhoudpakket én bij het project, de order of de machine |
| Eigendom | De gegevens zijn van jullie | De software is van de leverancier | Code, accounts en gegevens zijn van jullie |
| Verstandig als | Het om een handvol facturen per maand gaat | Facturen alleen in de boekhouding hoeven | Facturen ook bij het werk horen, of jullie eigen software gebruiken |
Hoeven facturen alleen in de boekhouding? Dan is de scanfunctie van het boekhoudpakket of een los scanpakket vaak de voordeligste keuze, en dat hoor je dan ook in de kennismaking.
Wat kost factuurverwerking op maat?
Dat hangt af van de facturen, en daarom staat hier geen bedrag. Wat wel vaststaat, is hoe de prijs tot stand komt: per stap, en altijd vooraf.
Kennismaken
Je vertelt hoe het nu gaat, en Altvian kijkt mee naar de lijsten en hoe ze gebruikt worden. Daarna volgt een voorstel: wat er gebouwd wordt, wat het kost en wat er níet in zit.
Werkende pilot
Een eerste versie met jullie eigen gegevens, die jullie echt gebruiken. Geen demo en geen rapport.
Uitbouwen
Wat werkt, wordt verder uitgebouwd. Stap voor stap, elke stap met een vaste prijs. De code en de gegevens zijn van jullie, dus je zit nergens aan vast.
Wat de prijs vooral bepaalt
- Hoeveel facturen er binnenkomen, en hoe verschillend ze eruitzien.
- Waar de gegevens heen moeten: alleen de boekhouding, of ook een project, order of planning.
- Welke controles er nodig zijn, en wie facturen goedkeurt.
Vragen over factuurverwerking op maat
Welke facturen kan het systeem lezen?
Pdf's, scans en foto's, ook van bonnetjes. Een e-factuur bevat de gegevens al in een vaste opmaak (UBL) dus daar hoeft niets uit een pdf of foto gehaald te worden.
Gaat het uitlezen altijd goed?
Niet altijd. Een onscherpe foto of een ongebruikelijke factuur gaat weleens mis. Daarom controleert het systeem de uitkomst, bijvoorbeeld of de bedragen optellen en of de leverancier bekend is, en zet het twijfelgevallen apart voor een mens. Niets wordt ongezien geboekt.
Werkt het met jullie boekhoudpakket?
De meeste online boekhoudpakketten, zoals Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart en AFAS, hebben een koppeling waarmee facturen erin gezet kunnen worden. Welke koppeling het bij jullie wordt, en wat die wel en niet kan, staat vooraf in het voorstel.
Wat verandert er als e-facturatie verplicht wordt?
Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030 verplicht maken; de wet daarvoor moet nog door de Kamer. In België is het voor bedrijven al sinds 1 januari 2026 verplicht. Een e-factuur hoeft niet gelezen te worden, maar controleren en op de juiste plek zetten blijft nodig. Een systeem dat nu gebouwd wordt, verwerkt pdf-facturen en e-facturen naast elkaar.
Wat kost factuurverwerking op maat?
Dat hangt af van hoeveel facturen er binnenkomen, waar ze heen moeten en welke controles nodig zijn. Daarom volgt de prijs na een kennismaking: een vaste prijs voor de pilot, en daarna per stap. Je weet dus altijd vooraf wat iets kost.
Waar staan de gegevens, en hoe zit het met de AVG?
Op een account op naam van jullie bedrijf, niet op dat van Altvian. Voor een Nederlands bedrijf ligt hosting binnen de EU voor de hand. Wordt voor het lezen een dienst van een andere partij gebruikt, dan staat in het voorstel welke, waar die draait en of facturen daar bewaard worden. Werkt Altvian met jullie persoonsgegevens, dan wordt dat vooraf vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
Van wie is de software?
Van jullie: de code, de accounts en de gegevens. Wil je later verder met een andere bouwer, dan kan dat zonder iets terug te hoeven kopen.
Is een scanpakket niet goedkoper?
Vaak wel, als de facturen alleen in de boekhouding hoeven. Maatwerk loont pas als facturen ook bij projecten, orders of materieel moeten, of als jullie eigen software gebruiken waar een pakket niet op aansluit. In de kennismaking wordt dat voor jullie situatie eerlijk naast elkaar gezet, en past een pakket beter, dan hoor je dat ook.
Factuurverwerking past in hetzelfde systeem als de planning: een bon van Bus 3 komt dan vanzelf bij de klus waar Bus 3 die dag stond. Meer over planningssoftware op maat.
Vertel hoe facturen nu binnenkomen.
Een paar zinnen is genoeg: hoeveel facturen, waarvandaan, en waar ze nu heen moeten. Je bericht komt rechtstreeks bij degene die de systemen bouwt, en je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.
Liever mailen? info@altvian.com